Nyomtatásban zöldebb
[2009-03]
A költségcsökkentés, hatékonyságjavítás és a környezet óvásának szempontjai ma minden cég életében meghatározó tényezőkké váltak. Horváth Szilvia, az ELO Digital Office magyarországi ügyvezetője és Doma Zsolt, a KIP nyomtatórendszerek magyarországi képviselője, az Eutrust Zrt. menedzsere két példán keresztül érzékeltetni az irodai munka sokszor értelmetlennek tűnő papír-, festék- és munkaidő-pazarló gyakorlatát.
Mindennapos az a helyzet,hogy a céghez jelentős mennyiségű számla érkezik rendszeresen, amit az ügyintéző kolléga kezel: lefénymásolja, és dossziéba teszi a számlát, az eredetit pedig elküldi a könyvelésre. Egy év alatt hatalmas mennyiségű számla gyűlik össze, amelyeket több évig őriz minden vállalat. Még egy kisebb szervezet esetén is több ezer oldalnyi dokumentum halmozódik fel, és nem csupán a tárolás, fénymásolás költsége terheli a céget, hanem az a munkaidő is, amit a munkatárs tölt el az archiválással és visszakereséssel. A két cég, az ELO Digital Office és a KIP – „hardveres és szoftveres megoldásai” éppen az ilyen helyzetet képesek hatékonyan kezelni.
– A számlát a dokumentumkezelő rendszerben szkennelve archiválják, felesleges papír, festék és munkaidő ráfordítása nélkül, és pillanatok alatt visszakereshető és továbbküldhető, amennyiben szükség lesz rá – mutat rá a rendszer használatának egyértelmű előnyeire az ELO Digital Office ügyvezetője.
A másik jellemző példa, hogy hiába gyakorlatilag „korlátlan” a levelezőrendszer kapacitása, számos irodában az elektronikusan bejövő dokumentumokat – legyen az egy sima e-mail, ajánlat, szerződéstervezet – a munkatársak többnyire kinyomtatják, hiszen iktatják, megjegyzéseket fűznek hozzá, és végül az ügyfél saját mappájába kerül.
Ma már a megjegyzéseket sem kell tollal ráírni az ajánlatra és a jóváhagyások is elektronikus formában kerülhetnek a digitális másolatra, így minden változás precízen nyomon követhető, a dokumentumok nem vesznek el, és amit nem győzünk hangsúlyozni, nem kell újra és újra kinyomtatni, fénymásolni és így felesleges költséget generálni – érzékelteti a 21. század hatékony és költségkímélő dokumentumkezelési gyakorlatát Horváth Szilvia.
A KIP és gyártója, a japán Katsuragawa Electric Corporation neve sokaknak ismeretlenül csenghet, hiszen termékei eddig „idegen” borítás alatt működtek. A világ első A0-ás digitális mérnöki rendszerének megalkotója sok évtizeden keresztül nagy márkáknak szállította a másológépek, nyomtatók és szkennerek technológiáját, és csak 1997-től vált ismertebbé KIP márkanév alatt. A végfogyasztóval való találkozás eredménye volt, hogy számos jelentős szereplő kivonult a széles formátumú nyomtatók és szkennerek piacáról, hiszen terméke „motorjának” szállítója önállósította magát. A KIP nyomtatói nemcsak az évtizedes fejlesztési tapasztalat miatt váltak Japánban és Ázsiában piacvezetővé, hanem azért is, mert a cég az elsők között ismerte fel, hogy a takarékosság, hatékonyság és a környezettudatosság lesz a 21. század vezető ismérve a piacon. A KIP lézernyomtatói automatikusan elforgatják a dokumentumot, hogy az optimális papírfelhasználás biztosítva legyen, miközben valós időben mutatja a nyomtatás és szkennelés folyamatát. Ez utóbbi segítséggel a felhasználó beavatkozhat, ha úgy látja, nem a megfelelő módon nyomtat vagy szkennel – és így időt, papírt, energiát és festéket spórolhat meg.
– Egy olyan ország, mint Japán, amely az energiahordozókat és a nyersanyagot túlnyomó mértékben importálja, nem engedheti meg magának a felesleges pazarlást és a hulladéktermelést – magyarázza a hatékonyság egyik fontos okát Doma Zsolt.
A KIP nyomtatók egyharmadával kevesebb kopó-forgó alkatrészt tartalmaznak, mint más készülékek, a festék 100 százalékát felhasználják, és tartályai is újrahasznosítóak, így a lehető legkevesebb környezeti terheléssel működtethetők.
– A minimális helyigénnyel és minimális ózonkibocsátással működő szkenner, másoló és nyomtatórendszerek teljesítményére sem lehet panasz: még a belépő szintű KIP 3100 is három és egyharmad A0-ás oldalt nyomtat egy perc alatt, a nagy teljesítményű KIP 9000 pedig több mint 14 méter papírt dolgoz fel 60 másodpercenként – bizonyítja a teljesítményt a KIP szakembere. A rendszer természetesen tökéletesen integrálja az ELO dokumentumkezelési technológiáját, így nem csak a "hardveres", hanem a "szoftveres" megbízhatóság is garantált.
