Mederbe terelt folyamat
Egy kis vagy középes vállalkozásnál is pontosan modellezhetőek azok a folyamatok, amelyek rendszerbe szervezésével a nagyvállalatok már évek óta hatékonyabban és jobb struktúrába rendezve működnek. Az elektronizált munkafolyamat-menedzsment ugyan jelentős beruházást igényel és a munkatársak részéről jelentősebb betanulási időszakkal jár, ráadásul a napi munkavégzés is változik, ám megszűnik a papíralapú irodai káosz és követhetővé válnak a korábban ellenőrizhetetlen folyamatok.
Papírhegyek, elveszett anyagok, párhuzamosan dolgozó munkatársak, véletlenül kitörölt emailek nagy bosszúságot, és ami még rosszabb, konkrét károkat okozhatnak egy vállalkozásnak. Ma már egyáltalán nem számít újdonságnak a munkafolyamat-menedzsment (az angol kifejezéssel workflow), amely lehetőséget ad a folyamatok rendszerezésére, a feladatban résztvevők tájékoztatására és bevonására és az utólagos ellenőrzésre. A rendszer bevezetése természetesen beruházást igényel, a betanítás időt vesz el a munkatársaktól, ám használata egyértelműen komoly lépés a hatékonyság növelésére és átláthatóbb működésre. A munkafolyamat-rendszer akkor működik jól, és ami még fontosabb, hatékonyan, ha egy-egy részterület (HR, controlling, vezetői döntéshozás támogatása) nagyobb mennyiségű folyamatait kezelheti. „A rendszerek egyedi ügyintézési feladatokra is alkalmasak – ez esetben ad hoc workflow indítása szükséges” – mutat rá a kivétel lehetőségére az Horváth Szilvia, az ELO Digital Office ügyvezetője, akivel egyet ért
az Eastron ügyvezetője Peredi János is, megjegyezve, hogy „egy munkafolyamat-menedzsment megoldás akkor jó, ha bármilyen területen alkalmazható, felhasználói létszámtól függetlenül”.
Igény lenne rá
Horváth Szilvia úgy látja, hogy a kis- és középvállalati szektor ugyan felismerte egy munkafolyamat-menedzsment rendszer előnyeit, hiszen mindenhol van igény az üzleti folyamatok szinkronizálására, de a cégek igen nehezen szánják rá magukat ilyen beruházásokra. „Különösen igaz ez a mikro- és kisvállalkozásokra.” – emeli ki Horváth Szilvia, aki szerint a KKV-szektorban alapvetően szolgáltatással (mérnöki, informatikai, pénzügyi stb.) foglalkozó vállalatok sokkal nyitottak a dokumentum menedzsment felé. Ennek oka többnyire a költségérzékenység, ezért a megszokott papír alapú ügyintézés állapotáról elmozdulás tapasztalható ez elektronizált irat- és dokumentum-kezelés irányába. Az sem elhanyagolható, hogy a bevezetésnek nagyjelentőségű, többnyire évtizedes szokásokban okoz jelentős változást... Peredi János is egyetért abban, hogy nem idegen a hazai vállalatoktól a folyamat-központú gondolkodás, bár ennek informatikai támogatását a kisebb cégek pluszköltségként ítélték meg, ezért áldoztak rá, a nagyobbak pedig döntően egyedi szoftverfejlesztéssel oldották meg a bevezetését. „Főleg a szolgáltató cégeknél érzékelhető a növekvő kereslet, de a termeléssel, kereskedelemmel foglalkozó vállalatok, sőt, az állami szféra is egyre növekvő igényeket támaszt a munkafolyamat-támogató megoldásokkal szemben.” – emeli ki a közigazgatás korszerűsítésének egyértelmű jelét az Eastron szakértője.
Megtérülés egy év alatt
A Piac és Profit által megkérdezett szakértők egybehangzó véleménye szerint a rendszer bevezetésének megtérülését nehéz megbecsülni – nem a bevezetés költségei ismeretlenek, hanem az ügyfeleknek nincsenek pontos információi az üzleti folyamataik költségeiről. „Sok vállalkozás alulbecsüli a jelenlegi ráfordításokat, hiszen nem számolnak utána annak, hogy egy számlabefogadási- és jóváhagyásai folyamat mennyi ideig tart jelenleg, és mennyiben tud ezen változtatni egy munkafolyamat-menedzsment eszköz.” – mutat rá a cégszerű működés hiányosságaira az ELO Digital Office ügyvezetője, miközben megjegyzi, hogy a rendszer bevezetésének köszönhetően a költségek akár 30-40 százalékkal is csökkenhetnek, a munkaidő-megtakarítás pedig abban jelentkezik, hogy a munkavállaló több részfeladatot tud ellátni egy nap, ráadásul átláthatóan, késedelmek nélkül teszi. A szakértők a rendszer átlagos megtérülését nagyjából egy évre becsülik.
A bevezetéshez nem a külső szállító felkészültségén vagy a rendszer komplexitásán múlik. – állítják egyöntetűen a Piac és Profit által megkérdezett szakértők. „Egy munkafolyamat rendszer kialakítása szinte soha nem történik önállóan, hanem a szervezeti modernizációnak része.” – mondja az ELO Digital ügyvezetője, aki szerint a workflow bevezetése függ a támogatandó ügymenet komplexitásától, annak az ügyfél által megadott specifikációjától. „Ha a folyamat terve már ki van dolgozva, akkor az ELO workflow rendszerben való modellezése tipikusan 1-5 nap. Természetesen lehetnek olyan komplex folyamatok, amelyek megvalósításához 1-2 hetet is igénybe vehet a rendszer kialakítása, ez azonban ritka.” – magyarázza Horváth Szilvia. Peredi János ehhez csak annyit tesz hozzá, hogy egy tipikusnak mondható projekt a 8-50 millió forintos tartományba esik. A projekt bekerülését természetesen nagymértékben befolyásolja a megvalósított folyamatok száma és bonyolultsága, illetve az esetleg szükséges külső rendszerhez történő illesztések mennyisége.
Minden részlet elérhető
Az egyes munkafolyamatok egységes és strukturált kezelésénél nem áll meg a fejlődés: az elkövetkező időszakban tovább közeledik egymáshoz a dokumentum-kezelés és a workflow-menedzsment. Horváth Szilvia szerint a jövőben a cégek az ECM-et (Enterprise Content Management) részesítik egyre inkább előnyben. Az ECM egy hatékony dokumentumkezelő rendszer munkafolyamat-menedzsment eszközzel való kiegészítése, amely biztosítja azt, hogy a felhasználó minden számára releváns adathoz hozzáférjen. Ezek az adatok egy központi adatbázisban kerülnek eltárolásra, így például a termékinformációk, a szerződések vagy a számlák egy kattintással elérhetővé válnak, nemcsak a cég telephelyén – hiszen egyre inkább elvárás, hogy például számla-jóváhagyási munkafolyamathoz interneten, a belső hálózaton, esetleg mobiltelefonon keresztül is elérhető legyen. Peredi János szerint a jövőben a fő csapásirányt a különböző platformok illesztése, meglévő és új technológiákat alkalmazó eszközök, eljárások integrálása, fejlesztése jelenti. „Egy ilyen integrált, minden folyamatot lefedő rendszer képes lesz támogatni és hatékonyabbá tenni a cég teljes működését.” – mondja az Eastron ügyvezetője.
A bevezetéssel természetesen nem áll le a munka, hiszen ahogy a cég fejlődik, a rendszer is képes az építkezésre. „Mondhatni az ügyfél fantáziájára van bízva, hogy hogyan alakítja a rendszert, a folyamatokat. Fontos megemlíteni, hogy a rendszer bevezetése után az ügyfél saját maga, akár külső fejlesztők igénybevétele nélkül, programozó ismeretek nélkül is automatizálhatja folyamatait.” – magyarázza Peredi János. Egy munkafolyamat menedzsment rendszer bevezetése nem a fejeződik be a munkafolyamat ábrázolásánál és futtatásánál. „Számos olyan munkafolyamat lépés lehet, ahol a felhasználónak a lépés végrehajtásához más programban lévő adatra van szüksége. Ilyen tipikusan egy ERP (vállalatirányítási rendszer) adat, vagy akár egy email.” – mondja az ELO Digital Office ügyvezetője, aki szerint az a lehetőség, hogy a munkafolyamat során külső programokat is meg lehet hívni, előfeltétel kell, hogy legyen, hiszen ez később igen nyitottá teszi a rendszert és számos bővíthetőséget tesz lehetővé, mert lehetőség nyílik más rendszerekkel való integrálásra.
Egy nyomtató is lehet intelligens
A naponta beérkező számlák, szerződések és levelek nyilvántartása és archiválása mindennapi kihívást jelent a munkatársaknak. Az alkalmazottak munkaidejük jelentős részét az nyomtató és a számítógép közötti ingázással töltik, és ezek a mechanikus feladatok egyhangúvá és unalmassá tehetik a munkával töltött időt. A Canon Intelligens Adás funkciójának köszönhetően hatékonyabbá és gördülékenyebbé válhatnak az időigényes adminisztratív folyamatok. Használatával nem szükséges minden egyes beolvasott dokumentum esetében visszasétálnunk számítógépünkhöz, hanem a multifunkciós készülék vezérlőpaneljének segítségével – számos formátumban – közvetlenül lementhetjük a megfelelő helyre, vagy e-mailben továbbíthatjuk kollégáinknak akár 1800 címre is. A felhasználó a beolvasott dokumentumokat a készülékről közvetlenül lementheti a számítógép megfelelő mappáiba vagy akár külső adatbázisokba. Ezzel egy időben a dokumentumok belső archiváló postafiókokba is elküldhetők, így válnak később könnyen visszakereshetővé, és módosíthatóvá. Az Intelligens adás továbbá lehetőséget biztosít, hogy egy beolvasott dokumentumot egyszerre akár több címre is továbbítsuk vagy faxoljuk, ezzel nem csupán a munkafolyamatokat tehetjük gördülékenyebbé, hanem időt is megtakaríthatunk.
